Податківці у ІПК від 02.07.2021 р. №2606/ІПК/99-00-04-03-03-09 надали відповідь з питання щодо продовження термінів зберігання документів на час карантину та можливості знищення документів у 2021 році за 2018 рік за умови проведення перевірки.
Загальні правила зберігання документів
Нагадаємо, що за п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами.
А вже п. 44.3 ПКУ встановлено строки для зберігання цих документів. Так, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДПС, протягом визначених законодавством термінів. Проте вони мають бути не меншими як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 та 39-2 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менше як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).
При цьому ці терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.
Строки давності для перевірок ДПС
Статтею 102 ПКУ визначено строки давності, які застосовуються при проведенні перевірок ДПС. Так, відповідно до п. 102.1 ПКУ контролюючий орган, крім випадків, визначених п. 102.2 ПКУ, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня – у разі проведення перевірки операції відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше – за днем її фактичного подання.
У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації або уточнюючої декларації ДПС має право визначити суму податкових зобов’язань в межах поданих уточнень за такою податковою декларацією протягом 1095 днів (2555 дня у разі проведення перевірки відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ) з дня подання уточнюючого розрахунку (декларації).
В яких випадках строк давності продовжується (за ПКУ)?
Зокрема, відлік строку давності зупиняється на будь-який період, протягом якого:
– платник податків перебуває поза межами України, якщо таке перебування є безперервним та дорівнює чи є більшим за 183 дні;
– ДПС згідно зі законом та/або рішенням суду заборонено проводити перевірку (перевірки) платника податків;
– ДПС зупинено, продовжено, перенесено строки проведення перевірки у порядку, передбаченому ст. 44, 82 та 85 ПКУ або Митним кодексом України;
– ДПС не може провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у зв’язку з:
- складанням акта про неможливість проведення перевірки (крім випадку визнання незаконними дій зі складання такого акта);
- недопущенням платником податків посадових осіб контролюючого органу до перевірки при дотриманні окремих умов контролюючим органом;
- оскарженням платником податків у судовому порядку рішення контролюючого органу про проведення перевірки (крім випадків визнання протиправним та/або скасування такого рішення);
- здійсненням адміністративного або судового оскарження платником податків рішення контролюючого органу про нарахування грошового зобов’язання.
Відповідно за такими ж причинами може бути подовжено і строк зберігання документів. Про карантин, як бачимо, в цих винятках ані слова.
Діє ще одне правило. Якщо документи, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження, прийнятого за її результатами ППР або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків за п. 44.3 ПКУ. Це встановлено п. 44.4 ПКУ.
Карантин подовжує строки зберігання документів (позиція ДПСУ)
Слід зазначити, що в коментованій ІПК податківці нічого не вказують про строки зберігання документів за Наказом №578, а от в іншому своєму роз’ясненні про це не йдеться. В ньому наголошувалося, що платники податків повинні зберігати документи у терміни, визначені Наказом №578. Але ці терміни не повинні бути меншими, ніж передбачені ст. 44 ПКУ.
Але це загальні правила. Наразі через карантин діє окрема норма ПКУ (п. 52-2 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ). За ним на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця завершення карантину зупиняється перебіг строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ.
І на підставі цієї норми податківці роблять новий висновок!
Свого часу ще в Інформаційному листі №7 податківці вказували, що карантин перериває термін проведення перевірки і це не потребує прийняття будь-яких додаткових рішень (наказів) контролюючим органом. При цьому вказувалося, що територіальним органам ДПС рекомендовано надіслати платникам податків, перевірки яких зупинені у зв’язку зі запровадженням мораторію, листи-повідомлення про зупинення (а потім і про поновлення) таких перевірок. Про таке зупинення-поновлення також буде зазначатися у вступній частин актів (довідок), складених за результатами перерваних і відновлених перевірок.
Проте податківці не вказали про окремі види перевірок, які ще з лютого можуть проводитися ним під час дії карантину. На них мораторій не діє, а отже строки давності не подовжуються.
На підставі всіх цих норм податківці наголосили, що оскільки перебіг строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ під час карантину зупиняється, то строки зберігання документів на період дії карантину також продовжуються.
Тобто весь час карантину (скільки б він не тривав) не включається до граничного строку зберігання первинних документів.
Наприклад, ви подали декларацію з податку на прибуток за 2019 рік 15.01.2020 р. (уточнень не подавалося). У нормальній ситуації документи, на підставі яких ви склали цю декларацію, треба було б зберігати протягом 3-х років (1095 днів) з дня, наступного після закінчення граничного строку подання такої декларації (тобто з 03.03.2020 р. по 03.03.2023 р.). Але тут втрутився карантин. Він розпочався 12.03.2020 р. Якщо він закінчиться 31.08.2021 р. (на що ми всі сподіваємося, але впевненості в цьому немає), то тривалість карантину становитиме 538 днів. Таким чином, замість 1095 днів ці документи треба буде зберігати 1633 днів (до 19.08.2024 р., тобто на півтори роки більше).
А що далі?
Навіть якщо строк зберігання документів вже минув, просто так знищувати їх не можна. І про це знають навіть податківці.
За наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5 документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. При цьому вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
Тобто знищити можна лише ті документи, на яких є акт експертизи, що дозволяє таке знищення.