Органи ДПС на постійній основі здійснюють контроль за правильністю заповнення податковими агентами поданого ними Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (за формою 4-ДФ). Порядок заповнення якого затверджено Наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 №4 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 15.12.2020 №773).
Звертаємо увагу, що одним із основних моментів на який необхідно звертати увагу при заповненні Податкового розрахунку за формою 4-ДФ є правильність відображення ознак доходу, у відповідності до характеру нарахованого доходу відповідно до Довідника ознак доходів для заповнення додатку 4ДФ, а також обов’язкове заповнення всіх граф додатку, зокрема в частині сум нарахованого/виплаченого доходу та нарахованих та перерахованих податків.
Так, відповідно до Порядку заповнення Податкового розрахунку за формою 4-ДФ затверджено Наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 №4 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 15.12.2020 №773) визначено:
«4. Додаток 4 до Розрахунку “Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору” (далі – 4ДФ):
1) реквізити 4ДФ, що заповнюються:
рядок 1 – відмічається відповідна клітинка “Звітний”, “Звітний новий” чи “Уточнюючий” залежно від того, який Розрахунок подається;
у рядку 2 навпроти напису “Звітний (податковий) період” відображаються рік та порядковий номер звітного кварталу арабськими цифрами від 1 до 4;
номер місяця у кварталі арабськими цифрами від 1 до 3;
номер Розрахунку, до якого додається 4ДФ (відповідає номеру, вказаному у заголовній частині Розрахунку);
номер додатка такого виду в Розрахунку;
у рядку 3 зазначаються найменування юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові (за наявності) самозайнятої фізичної особи, що подає Розрахунок;
у рядку 031 зазначаються податковий номер юридичної особи – податкового агента, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта фізичної особи – податкового агента, яка подає Розрахунок. Серія (за наявності) та номер паспорта зазначаються для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті;
у рядку 032 – зазначаються дані про відокремлений підрозділ юридичної особи (повне найменування відокремленого підрозділу та код за Кодифікатором за місцезнаходженням підрозділу, стосовно якого юридичною особою подається Розрахунок);
у рядку 4 навпроти напису “Працювало за трудовими договорами” проставляється кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, по яких здійснюється нараховування доходу за ознакою 101;
у рядку 5 навпроти напису “Працювало за цивільно-правовими договорами” проставляється кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді, по яких здійснюється нараховування доходу за ознакою 102;
2) відображення відомостей у розділі I “Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору” 4ДФ (далі – розділ I):
у рядку 06 розділу I зазначається:
у графі 1 “N з/п” відображається порядковий номер кожного рядка, що заповнюється;
у графі 2 “Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта2” відображається реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), про яку надається інформація в 4ДФ;
у графі 3а “Сума нарахованого доходу” відображається (за звітний період місяць) дохід, який нарахований фізичній особі відповідно до ознаки доходу, наведеній у розділі 1 “Довідник ознак доходів фізичних осіб” (додаток 2 до Порядку).
У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов’язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні.
Нарахований дохід відображається повністю, без вирахування податку на доходи фізичних осіб, страхових внесків до Накопичувального фонду, у випадках, передбачених законом, – обов’язкових страхових внесків до недержавного пенсійного фонду, які відповідно до закону сплачуються за рахунок заробітної плати працівника, суми податкової соціальної пільги за її наявності та військового збору (у періоді його справляння);
у графі 3 “Сума виплаченого доходу” відображається сума фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом.
Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, має бути відображена в 4ДФ за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, у 4ДФ за січень відображається заробітна плата, яка нарахована у січні та виплачена в лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена в березні), за березень (нарахована в березні та виплачена у квітні);
у графі 4а “Сума нарахованого податку” відображається сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством за звітний період;
у графі 4 “Сума перерахованого податку” відображається фактична сума перерахованого податку до бюджету у звітному періоді;
у графі 5а “Сума нарахованого військового збору” відображається сума збору, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством;
у графі 5 “Сума перерахованого військового збору” відображається фактична сума перерахованого збору до бюджету.
Сума нарахованого доходу у графі 3а, сума виплаченого доходу у графі 3, сума нарахованого податку на доходи фізичних осіб у графі 4а, сума перерахованого до бюджету податку на доходи фізичних осіб у графі 4, сума нарахованого військового збору у графі 5а, сума перерахованого військового збору у графі 5 відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками);
у графі 6 “Ознака доходу” зазначається ознака доходу, наведена у розділі 1 “Довідник ознак доходів фізичних осіб” додатку 2 до Порядку. Ознака доходу визначається до нарахованого доходу. Якщо доходи виплачуються у звітному місяці (кварталі) не в повному обсязі і їх остаточна виплата буде здійснюватися у наступних місяцях (кварталах), ознака доходу в разі виплати повинна вказуватися відповідно до нарахованого у попередньому місяці (кварталі) доходу.
Щодо кожної фізичної особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізичної особи потрібно заповнювати лише один рядок з обов’язковим заповненням графи 2 “Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта2”, крім граф 7, 8 та 9 4 ДФ, які заповнюються одноразово;
у графі 7 “Дата прийняття на роботу” проставляється дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу, наприклад, якщо дата прийняття – 12 березня 2020 року, то у графі 7 потрібно вказати “12.03.2020”.
Графа 7 заповнюється лише на тих фізичних осіб, які приймались на роботу у звітному періоді;
у графі 8 “Дата звільнення з роботи” проставляється дата звільнення фізичної особи з роботи за зразком, наведеним в абзаці вісімнадцятому підпункту 2 пункту 4 цього розділу.
Графа 8 заповнюється лише на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді.
Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 7, 8 не заповнюються.
У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному місяці про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному місяці;
у графі 9 “Ознака податкової соціальної пільги” відображається ознака податкової соціальної пільги наведена у розділі 2 “Довідник ознак податкових соціальних пільг” додатку 2 до Порядку.
Графа 9 заповнюється лише для фізичних осіб, які мали пільги щодо податку у звітному періоді згідно із законодавством за місцем отримання основного доходу. За відсутності у фізичної особи пільг у звітному періоді у графі 8 проставляється прочерк. Під час заповнення графи 9 слід враховувати ту ознаку пільги, яка відповідає нарахованому доходу. У разі наявності у фізичної особи протягом кварталу кількох ознак пільг проставляється ознака, яка була застосована у відповідному звітному місяці;
у графі 10 “Ознака (0, 1)” відображається ознака “0”, якщо рядок потрібно ввести, чи ознака “1”, якщо рядок потрібно виключити. Графа 10 заповнюється лише для “Звітного нового” та “Уточнюючого” Розрахунків.
В останньому рядку розділу I вказуються загальні суми нарахованого доходу за графою 3а, виплаченого доходу – за графою 3, нарахованого податку – за графою 4а, перерахованого податку – за графою 4, сума нарахованого військового збору – за графою 5а, сума перерахованого військового збору – за графою 5;
3) рядок 07 відображення відомостей у розділі II “Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею” (далі – розділ II):
у рядку “Оподаткування процентів” загальна сума доходу, нарахованого у вигляді процентів, загальна сума нарахованого податку на доходи фізичних осіб та загальна сума перерахованого до бюджету податку на доходи фізичних осіб відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками). Відомості про фізичну особу – платника податку, якій нараховані доходи у вигляді процентів, не зазначаються;
у рядку “Оподаткування виграшів (призів) у лотерею” загальна сума нарахованого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, загальна сума виплаченого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, загальна сума нарахованого податку на доходи фізичних осіб та загальна сума перерахованого до бюджету податку на доходи фізичних осіб відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками). Відомості про фізичну особу – платника податку, якій нараховані доходи у вигляді виграшів (призів) у лотерею, не зазначаються.
У кінці 4ДФ проставляються:
кількість заповнених рядків розділу I, кількість фізичних осіб, на яких подано інформацію, та кількість сторінок додатка. Під час визначення кількості заповнених рядків розділу I підсумковий рядок відповідно до абзацу двадцять шостого підпункту 2 пункту 4 цього розділу не враховується;
у полі “Дата подання” проставляється дата подання Розрахунку податковим агентом.
4ДФ на останній сторінці завіряється підписами керівника (уповноваженої особи) / фізичної особи (законним представником) і головного бухгалтера (особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку) та засвідчується печаткою (за наявності)».