Подарунки дітям працівників до новорічних свят: оподаткування та звітування 

Хоч карантин й триває, але в обліку та оподаткуванні подарунків працівникам та їхнім дітям нічого не змінив. Тож ті, хто вирішив привітати дітей своїх працівників зі святами, мають діяти за загальними правилами.

Документальне оформлення

Наказ. Будь-яке рішення про придбання та безоплатну роздачу активів приймає керівник. Відповідно має бути оформлений наказ або розпорядження. Типової форми такого наказу немає, отже він складається у довільній формі.

Зокрема, в наказі слід зазначити:

1. розпорядження відділу кадрів (або іншій уповноваженій особі) скласти переліки працівників, що мають дітей. Такі переліки формуються на підставі даних працівників з особових діл та, відповідно, копій свідоцтв про народження дітей. Хто  з працівників не надав такі свідоцтва – матиме час (визначений у наказі) це зробити. При цьому обмеження щодо віку або кількості таких дітей роботодавець може встановити самостійно. Проте під дитиною чинне законодавство розуміє фізособу до 18 років;
2. після того, як буде відома кількість дітей, треба буде або придбати вже готові новорічні набори або придбати те, з чого подарункові набори будуть створені самостійно. Тобто, що дарувати працівникам, також вирішує керівник. На цьому етапі, як правило, встановлюється і вартість кожного подарунка. Вона вплине на оподаткування подарунку (про що далі);
3. встановлюються особи, які відповідають за закупівлю (формування) подарунків, а також за їх роздачу працівникам. А також строки, протягом яких цей наказ треба виконати.

Наказ доводять до відома працівників та посадових осіб, які мають його виконати.

Перелік працівників, що мають дітей

Для визначення потрібної кількості подарунків достатньо скласти перелік працівників, які мають дітей. А ось видачу подарунків, як правило, оформлюють відомістю. Ці документи містять дуже схожу інформацію, тому часто оформлюється лише відомість.

Типової форми таких відомостей немає. Тому застосовується довільна форма. Але така відомість є первинним документом, а тому повинна містити усі обов’язкові реквізити, зазначені у ст. 9 Закону про бухоблік.

Тож у відомостях на роздачу подарунків потрібно зазначено:

• назву роботодавця, який склав цю відомість;
• дату її складання (та дату/період видачі подарунків);
• ПІБ працівників та кількість подарунків, які вони отримали;
• підписи працівників, які отримали подарунки;
• посади, ПІБ та підписи тих осіб, які склали цю відомість та підтверджують результати видачі.

Рахуємо вартість подарунків

У наказі слід зазначити  чітку узгоджену вартість.

Тобто, перш, ніж буде складено наказ, треба провести підготовчу роботи: з’ясувати неоподаткований розмір подарунку і провести аналіз ринку, що зараз пропонують продавці.

І вже узгоджена за відомостями кількість і погоджена із керівником вартість сплачується продавцю.

Придбання подарунків

Придбання подарунків оформлюється відповідними первинними документами. Так, якщо подарунки оплачуються:

• безготівково з рахунку підприємства – факт оплати підтверджується випискою банку з цього рахунку;
• за готівку довіреною особою – така особа має надати авансовий звіт (або для звітування за отриманими коштами, або для отримання відшкодування власних витрат). До авансового звіту додаються документи про відповідні витрати (касовий чек, квитанція видаткова накладна, товарний чек тощо).

Оприбуткування подарунків відбувається на підставі накладної, касового або товарного чеку, квитанції тощо.

Роздача подарунків

Після придбання новорічних подарунків відбувається їх роздача за затвердженим переліком на підставі відомості.

На підставі оформленої відомості з підписами працівників, які отримали подарунки, можна (якщо це передбачено обліковою політикою підприємства) скласти ще й акт на списання таких подарунків. Хоча, якщо у відомості на їх видачу наявні всі обов’язкові реквізити первинного документа, потреби і додатковому первинному документі для списання подарунків з балансу немає.

Правила оподаткування

Якщо подарунок це зарплата

Напочатку наголосимо: якщо подарунок це зарплата, то і оподатковується він як зарплата.

Згідно з пп. 14.1.48 ПКУ заробітна плата для цілей розділу IV ПКУ складається з основної та додаткової заробітної плати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат, які виплачуються (надаються) платникові податку у зв’язку з відносинами трудового найму.

А от за пп. 2.3.2 Інструкції №5 до інших заохочувальних та компенсаційних виплат належать одноразові заохочення, не пов’язані з конкретними результатами праці (наприклад, до ювілейних та пам’ятних дат, як у грошовій, так і натуральній формі).

Тож негрошова форма доходу не є достатньою ознакою, яка дозволяє сказати – це не зарплата, а подарунок. Адже зарплата за ст. 23 Закону про оплату праці може надаватися як у грошовій, так і у негрошовій (натуральній) формі.

Але за нормою ст. 5 Закону про оплату праці організація оплати праці здійснюється на підставі, зокрема, колективних або трудових договорів. Тому, щоб подарунки вважалися «зарплатними», їх слід обумовити у таких договорах. А в разі відсутності колективного договору – у трудовому договорі із працівником або ж в наказі керівника про надання подарунків.

Тому якщо подарунок зазначений як складова фонду оплати праці в колективному або трудовому договорі (або ж в наказі про його надання працівнику), він оподатковується як зарплата. Якщо ж в цих документах подарунок зазначений саме як подарунок і обумовлено, що він не належить до фонду оплати праці, в цьому разі цей дохід оподатковується як подарунок.

Подарунок – зарплата, незалежно від його вартості, оподатковується ПДФО та військовим збором. При цьому оподаткування ПДФО (18%) відбуватиметься із застосуванням коефіцієнту, встановленого п. 164.5 ПКУ (в 2021 році він становить 1,2195). А нарахування ЄСВ (8,41% для інвалідів та 22% для решти працівників) та утримання військового збору за ставкою 1,5% відбувається без застосування коефіцієнту за загальними правилами.

Якщо подарунок не зарплата

Новорічні свята – це чарівний час. Тому що з 15 листопада по 15 січня діє спеціальний Закон №2117 щодо оподаткування дитячих святкових подарунків. Навіть щодо оподаткованого доходу батьків в цьому законі є пільга. Проте про неї навіть податківці зараз в своїх консультаціях не згадують. Адже цю пільгу перекрила інша, зазначена в ПКУ.

Наразі ст. 165 ПКУ встановлено перелік доходів, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, зокрема, вартість дарунків (а також призів переможцям та призерам спортивних змагань) – у частині, що не перевищує 25% однієї МЗП (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі (пп. 165.1.39 ПКУ). У 2021 р. – це 1500 грн.

Якщо вартість подарунків перевищує вказаний розмір, то саме сума такого перевищення оподатковується ПДФО як додаткове благо з урахуванням положень п. 164.5 ПКУ.

А ще новорічні дитячі подарунки надаються у негрошовій формі. А відповідно до пп. 164.5 ПКУ під час нарахування (надання) доходів у будь-якій негрошовій формі базою оподаткування ПДФО є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, правила визначення яких встановлені ПКУ, помножена на коефіцієнт, який обчислюється за такою формулою:

К = 100 : (100 – Сп),

де:

• К – коефіцієнт;
• Сп – ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування

Оскільки до таких подарунків застосовується ставка ПДФО 18%, то у 2021 р. «натуральний» коефіцієнт так й раніше становить 1,2195.

Сума перевищення понад 1500 грн підлягає оподаткуванню і військовим збором (1,5%). Проте з метою утримання військового збору вартість подарунку збільшувати на «натуральний» коефіцієнт не потрібно.

Неоподаткована вартість новорічних подарунків у додатку 4ДФ до єдиної звітності відображається за ознакою доходу «160».

А оподаткована сума перевищення відображається у додатку 4ДФ до єдиної звітності за ознакою доходу «126» (як додаткове благо).

Зверніть увагу: хоч подарунки і видаються на дітей, отримує їх від роботодавця працівник. Отже, в 4ДФ такий дохід відображається сумарно (загальною вартістю подарунків, які отримав працівник) і з ІПН працівника (а не його дітей).

У випадку, коли вартість подарунку працівнику не є частиною зарплати працівника, то ЄСВ нараховувати відповідно до ст. 7 Закону про ЄСВ не потрібно. Але при перевірках цей факт потрібно буде доводити податківцям.

В своїх роз’ясненнях вони не люблять ділити подарунки на зарплатні та незарплатні,  і часто вважають, що  вартість усіх подарунків, безоплатно наданих працівникам, є базою нарахування ЄСВ. Лише через факт перебування у трудових відносинах з дарувальником

Але за  п. 8 розд. ІІ Постанови КМУ №1170 ЄСВ не нараховується  на вартість розданих подарунків, якщо такі подарунки надаються працівникам для їхніх дітей до свят. Відповідно, на незарплатні подарунки ЄСВ не нараховується і  у додатку 1 до єдиної звітності їх не відображають.

Бухоблік і податок на прибуток

У бухгалтерського обліку придбані подарунки слід відображати на рахунку 28 «Товари» або субрахунку 209 «Інші матеріали».

При роздачі подарунків нараховані податкові зобов’язання з ПДВ слід відобразити на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».

Оскільки подарунки можуть як належати до зарплати працівників, так і ні, то такий дохід працівника провести через рахунок 66:

• якщо подарунки надаватимуться як частина зарплати, то їх видача оформлюватиметься проведенням Д-т 661 К-т 209
• якщо ж ні, то проведенням Д-т 663 – К-т 209.

Зверніть увагу: згідно з пп. 134.1.1 ПКУ об’єктом оподаткування податком на прибуток є фінрезультат до оподаткування, визначений за правилами бухгалтерського обліку. І спеціальних податкових різниць щодо таких подарунків, наданих фізособам, ПКУ не передбачено.

Щодо ПДВ

По-перше, оподаткування ПДВ новорічних дитячих подарунків регулює спеціальний Закон №2117, який діє лише в ці святково-казкові дні – щорічно в період з 15 листопада поточного року до 15 січня наступного року.

Відповідно до ст. 2 цього Закону, операції з продажу виробничими та торговими підприємствами дитячих святкових подарунків звільняються від оподаткування ПДВ. Тож на роботодавця-платника ПДВ продавцем святкових дитячих подарунків буде складено та зареєстровано в ЄРПН ПН на звільнену операцію. І в разі їх придбання податкового кредиту роботодавець не буде мати.

Зверніть увагу: під дитячими святковими подарунками в цьому Законі розуміють набори товарів, які містять лише кондитерські вироби та іграшки вітчизняного виробництва і фрукти,  загальною  вартістю не більше 8% прожиткового  мінімуму  для працездатної особи, встановленого законом на 1 січня звітного податкового року. Тож пільга з ПДВ в 2021 році передбачена для тих новорічних подарунків, чия вартість не перевищує 2270 грн х 8% = 181,60 грн.

Якщо роботодавець вирішить придбати щось дорожче або сформувати новорічні подарунки самостійно, або подарунки будуть не дитячі, тобто для працівників, то така операція буде оподатковуватися ПДВ на загальних підставах і тоді ПК буде. Звісно, що для цього потрібна бути у наявності зареєстрована постачальником ПН.

Надання подарунків працівникам, зокрема, і новорічних для їхніх дітей, є операцією постачання товарів і обкладається ПДВ на загальних підставах (пп. 185.1 ПКУ). Оскільки постачанням товарів є будь-яка передача права на розпорядження товарами як власник, у тому числі продаж, обмін чи дарування такого товару (пп. 14.1.191 ПКУ).

База обкладення ПДВ залежить від того, яким способом було отримано подарунки – придбання чи виробництво. У разі передачі подарунків, придбаних на стороні, базою оподаткування є вартість їх придбання. Для продукції власного виробництва цією базою є звичайна ціна такої продукції.

При цьому визнаватиметься таке ПЗ з ПДВ лише один раз (як постачання). Застосовувати одночасно ще й норми п. 198.5 ПКУ (визнавати «умовне» ПЗ) в цій ситуації буде не потрібно.

Щодо складення ПН при роздачі подарунків

При безоплатній роздачі договірна ціна дорівнює нулю, тобто база оподаткування перевищує договірну ціну, підприємству слід оформити дві ПН (Порядок №1307):

• першу – на договірну (тобто нульову) вартість. При цьому діє правило, що ПЗ з ПДВ виникають на дату оформлення відомості, що підтверджує факт передачі подарунків фізособам. Отже, ця ПН має бути складена датою такої відомості. У графі 7  та у графі 10 зазначається «0», графа 11 (сума ПДВ) не заповнюється. Інші графи такої ПН заповнюються в загальному порядку.
• другу (на себе) – на вартість придбання подарунка/звичайної ціни готової продукції з типом причини «15». Така ПН може бути зведеною (тобто складатися раз на місяць). Тому датою складання цієї ПН може бути останнє число місяця, у якому відбулася роздача подарунків. Така податкова накладна покупцю не надається. При цьому у рядках такої ПН, відведених для зазначення даних покупця, постачальник (продавець) зазначає власні дані. У графі 2 розд. Б ПН зазначається «перевищення бази оподаткування, визначеної відповідно до ст. 188 ПКУ, над фактичною ціною постачання». У графі 7 ПН зазначається ціна постачання одиниці товарів/послуг без урахування ПДВ, розрахована виходячи з перевищення ціни придбання/звичайної ціни/балансової (залишкової) вартості над фактичною ціною, тобто для даної ситуації – ціна придбання/звичайна ціна/балансова (залишкова) вартість, у графі 10 відповідно сума перевищення обсягу постачання (база без урахування ПДВ (тобто обсяги придбання/виготовлення)), у графі 11 – сума ПДВ. Графи 3.1, 3.2, 3.3, 4, 5, 12 при цьому не заповнюються.

Приклад. Для працівників ТОВ «А» придбали у постачальника  портативні зарядні пристрої Power Bank Baseus S10 у кількості 7 шт. у ТОВ «В» за ціною 840 грн/шт. (з ПДВ);

Для дітей працівників придбали  дитячі новорічні подарунки у кількості 10 шт. у ПП «Солодка мрія» за ціною 360 грн/шт. (з ПДВ). 

Вартість подарунків менше 1500 грн, тому оподаткуванню ПДФО та ВЗ не підлягають.